Résumé
Le menu administration est accessible uniquement aux VPE, à la secrétaire du département, et au webmaster. Il permet de gérer l’ensemble du département de chimie. Les différentes fonctions accessibles via ce menu sont :
- Gestion des UE : cette rubrique permet de gérer les informations relatives aux unités d’enseignement, à leur création, à leur suppression, et à leur fermeture pour l’année en cours.
- Gestion des enseignants : cette rubrique permet de gérer le personnel enseignant, aussi bien statutaire que vacataire.
- Gestion des services pédagogiques : cette rubrique permet de gérer l’ensemble des fiches pédagogiques, ainsi que l’ensemble des services d’enseignement.
- Synchronisation des bases de données : cette rubrique permet de mettre à jour certaines informations réparties dans les quatre bases de données qui gèrent le service d’enseignement du département de chimie.
- Accès à la base de données : accès direct à la base de données qui permet de modifier directement celle-ci (nécessite des connaissances en mysql).
- Gestion des fiches de l’année antérieure : module simplifiée de gestion des fiches de l’année précédente.
Si vous rencontrez des problèmes ou remarquez des anomalies dans le comportement du site, signalez-le au plus vite au webmaster.
Détail des rubriques du menu
Gestion des UE
Cette rubrique vous permet d’accéder à la gestion des unités d’enseignement via deux sous-rubriques :
- Gestion des UE existantes : une fois l’UE choisie, vous pouvez modifier les caractéristiques de l’UE, afficher l’ensemble des charges de l’UE, ou bien supprimer l’UE. La suppression d’une UE entraine la suppression de toutes les fiches pédagogiques liées à cette UE (y compris les fiches de décharge). La modification des caractéristiques d’une UE entraine la mise à jour des fiches pédagogiques liées à cette UE.L’option « Fermer l’UE » permet de « mettre en veille » les fiches pédagogiques de l’UE, en cas de « non-ouverture » de l’UE pour l’année universitaire en cours.
- Création d’une nouvelle UE.
Lors de la création ou de la modification d’une UE, vous aurez un certain nombre de champs à remplir. Tous ne sont pas nécessaires. Seules les champs suivants sont obligatoires : « Code de l’UE », « Sigle de l’UE », « Titre de l’UE », « Coordinateur », et « Module ». Le « coordinateur » par défaut est le vpe. Les coordinateurs doivent appartenir à l’Université Paris-Sud 11 (donc avoir une adresse mail « @u-psud.fr ») et ne peuvent pas etre des vacataires. Le champ « Responsable pédagogique » peut etre extérieur à l’université. Le « Responsable pédagogique pour le département » est le même que le « Responsable pédagogique » si celui-ci appartient au département. Sinon, c’est la personne qui « coordonne » l’UE au niveau du département.
Gestion des enseignants
Cette rubrique vous permet de gérer entièrement les enseignants du département (statutaires et vacataires). Deux sous-rubriques sont disponibles :
- Enseignants actuels : dans cet espace, vous pouvez accéder à la gestion d’un enseignant (statutaire ou vacataire) déjà présent dans les banques de données des enseignants. Vous pouvez soit modifier ces informations personnelles, soit le supprimer de la banque de donnée. Lors de la suppression d’un enseignant, l’ensemble des fiches pédagogiques sur lesquelles il était affectée sont désaffectées et retournent dans le lot des fiches disponibles. Si l’enseignant était coordinateur ou responsable pédagogique d’une UE, sa fonction sera assurée par le vpe. Les caractéristiques de l’UE sont donc modifiées ainsi que toutes les fiches liées à cette UE. Ces opérations étant relativement « lourdes », il est préférable de vérifier, avant de supprimer un enseignant, que celui-ci n’est pas coordinateur d’une UE, et dans le cas contraire de modifier l’UE avant de supprimer l’enseignant.
- Ajouter un enseignant : cet espace sert à ajouter un enseignant dans la base de données des enseignants du département ou la base de données des Vacataires/Extérieurs. Les champs nécessaires pour un enseignant du département sont le nom et le prénom. Si l’email n’est pas fourni, alors il sera construit selon « prenom.nom@u-psud.fr« .
Gestion des services pédagogiques
Cette rubrique permet de gérer les services pédagogiques et l’ensemble des fiches pédagogiques tel un « super-utilisateur ».
- Sous-rubrique « Gestion des fiches pédagogiques » : ce menu permet de gérer l’ensemble des fiches existantes, sélectionnées selon un ou plusieurs critères. Attention, les modifications effectuées en mode « super-utilisateur » sur des fiches autres que les fiches VPE peuvent amoindrir l’efficacité de la gestion des services pédagogiques.
- Sous-rubrique « Création d’une fiche VPE » : Les fiches VPE sont des fiches pédagogiques spéciales gérées par le VPE (les champs coordinateur et responsable pédagogique de la fiche sont « vpe ») qui permettent de gérer les décharges pédagogiques, les reports d’heures supplémentaires effectuées, les congès, les missions autres, etc. Il existe deux types de fiches VPE :
- les fiches liées à une UE : ce sont des fiches qui servent à donner des décharges pour des charges telles que la coordination spécifique d’une UE.
- les fiches « spéciales » : elles permettent de gérer les charges annexes, les congès, etc.
- Sous-rubrique « Gestion du service d’un enseignant » : cette rubrique permet de gérer le service d’un enseignant « à sa place ». Ce menu est identique à celui que voit l’enseignant lorsqu’il gère son service. Les actions faites à partir de là sont strictement similaires à celles que pourraient faire l’enseignant (faire des voeux, réagir à des propositions, supprimer une fiche de son service,…). A priori, ce menu est pensé pour pouvoir gérer le service d’un nouvel arrivant.
Synchronisation des bases de données
Ce bouton permet de lancer un script de synchronisation des informations contenues dans les différentes bases de données. Notamment, il met à jour le total des charges pédagogiques dans les bases de données d’enseigants et d’UE à partir des fiches pédagogiques. S’il y a des messages « d’erreur » lors de l’utilisation de ce menu, prévenez le webmaster.
Accès à la base de données
Ce bouton permet d’accéder à la base de données du département hébergée sur les serveurs de l’université, via l’interface phpMyAdmin.
Gestion des fiches antérieures
Cette rubrique simplifiée permet de gérer les fiches de l’année précédente (il faut changer le code php tous les ans pour indiquer la table de données à utiliser). Il fonctionne globalement comme le menu « Gestion des services pédagogiques ».