Résumé
Le menu coordinateur vous permet de gérer les unités d’enseignement dont vous êtes le coordinateur ou le responsable pédagogique. La gestion de vos UE a été scindée en trois parties : la gestion des fiches pédagogiques, la gestion de l’équipe pédagogique, et la gestion des caractéristiques de l’UE
- Gestion des fiches pédagogiques : vous devez découper la charge totale de votre UE en fiches pédagogiques. Chaque fiche pédagogique correspond à un enseignement (cours, TD, ou TP) pour un groupe d’étudiants. Elle sera affectée à un enseignant uniquement. Ainsi, si l’effectif des étudiants de votre UE nécessite la création de deux groupes de TD. Vous devrez avoir deux fiches pédagogiques identiques.
- Gestion de l’équipe pédagogique : chacune des fiches pédagogiques créées par vous sera affectée à un enseignant après accord des deux parties (vous et l’enseignant).
- Gestion des caractéristiques de l’UE : vous pouvez modifier divers renseignements concernant votre UE, en fonction de son évolution, au niveau du contenu, des MCC, du volume horaire, etc. Vous pouvez par ailleurs via le menu de gestion des UE déclarer votre UE fermée pour l’année en cours, lorsque celle-ci ne peut pas ouvrir.
Si vous rencontrez des problèmes ou remarquez des anomalies dans le comportement du site, signalez-le au plus vite au secrétariat du département ou au webmaster. Si vous souhaitez plus d’information sur la façon de créer ou modifier une fiche pédagogique, contactez le département.
Détail des rubriques du menu
Gestion des voeux
Cette rubrique vous permet d’accéder directement à la gestion des voeux émis par vos collègues sur des fiches pédagogiques des UE dont vous êtes le coordinateur (la gestion des voeux peut aussi se faire via le menu « Gestion des équipes pédagogiques »). Si aucun voeu n’a été formulé, cette rubrique sera vide. Sinon, les fiches pédagogiques sur lesquelles un ou plusieurs voeux ont été émis apparaitront dans un tableau, qui indique notamment le nombre de voeux émis sur chaque fiche. Les boutons situés dans la dernière colonne vous permettent de gérer les voeux de la fiche pédagogique.
Si un seul voeu a été formulé sur la fiche, vous verrez apparaitre la fiche complète pré-remplie avec le nom de l’enseignant ayant formulé le voeu. Vous pouvez alors :
- affecter la fiche (bouton « Valider le voeu ») : la fiche est affectée à l’enseignant et n’apparait plus dans les enseignements disponibles.
- refuser le voeu (bouton « Refus du voeu ») : le voeu de l’enseignant est supprimé et la fiche non affectée reste dans les enseignements disponibles.
Si plusieurs voeux ont été formulés sur la même fiche, vous verrez apparaitre dans un tableau, en-dessous de la fiche à affecter, les enseignants ayant postulé sur cette fiche. Dans ce tableau, vous trouverez pour chaque nom un bouton « Affecter » et un bouton « Supprimer ». Si vous supprimez un des voeux, les autres voeux resteront en attente. Si vous validez un des voeux, les autres voeux seront automatiquement supprimés. Ce cas devrait être rare. Normalement, les voeux des enseignants sont répartis sur toutes les fiches semblables pour un même enseignement.
Gestion des équipes pédagogiques
Cette rubrique vous permet de gérer entièrement l’équipe pédagogique d’une UE. Une fois l’UE choisie, la gestion de l’équipe pédagogique a été divisée en quatre sous-parties, accessibles à l’aide des boutons situés sous la description de l’UE que vous êtes en train de gérer :
- Bilan global : dans cette partie, un tableau vous donne une vision globale de toutes les fiches pédagogiques liées à l’UE, ainsi que leur état d’affectation. Vous ne pouvez pas agir sur les fiches via ce mode.
- Fiches validées : dans cette partie sont répertoriées l’ensemble des fiches pédagogiques de l’UE déjà affectées (les colonnes nom, prénom doivent etre remplies, si ce n’est pas le cas, prévenez le département). Si vous désirez retirer un enseignant d’une fiche pédagogique, il vous suffit de cliquer sur le bouton supprimer de la fiche correspondante. Lors d’un changement d’enseignant sur une fiche pédagogique, il faut d’abord supprimer l’enseignant de la fiche, puis faire une proposition au nouvel enseignant via le menu « Fiches non affectées » (voir plus bas).
- Fiches proposées : dans cette partie sont répertoriées l’ensemble des fiches pédagogiques que vous avez proposées à un enseignant et qu’il n’a pas encore accepté ou refusé. Si vous avez changé d’avis et souhaitez retirer une proposition, il vous suffit de cliquer sur le bouton « supprimer » pour la fiche correspondante.
- Fiches non affectées : cette dernière partie rassemble les fiches de l’UE non encore affectées (et qui apparaissent donc dans les enseignements disponibles). La dernière colonne contient un bouton qui vous indique l’action que vous pouvez réaliser sur cette fiche :
- Si un ou plusieurs voeux ont été effectués par des enseignants, le bouton indique « Gérer les voeux ». En cliquant dessus, vous gérerez les voeux de la meme façon qu’expliqué dans la rubrique « Gestion des voeux ».
- Si aucun voeu n’a été formulé pour la fiche, le bouton indique « Proposer ». En cliquant dessus, vous pourrez choisir un enseignant, ainsi que son statut et valider. Si l’enseignant en question est un membre du département, vous devez choisir le statut « dept ». Si l’enseignant est extérieur au département (ext/vac), vous devez indiquer si cet enseignement doit être payé par le département (statut « vacataire »), ou non (statut « extérieur » – enseignement à titre gracieux ou « convention » avec un autre établissement). Dans le cas où l’enseignant n’est pas membre du département, la fiche sera automatiquement validée. Dans le cas où l’enseignant est un enseignant du département de chimie, l’enseignement lui sera proposé. En attendant sa réponse, la fiche pédagogique n’apparaîtra plus dans les enseignements disponibles. Si l’enseignant accepte, elle sera validée. Sinon, elle retournera dans les enseignements disponibles. Vous ne pouvez proposer la fiche qu’à un enseignant à la fois. Si vous souhaitez proposer une fiche pédagogique, il faut qu’elle soit libre et qu’aucun voeu n’ait été formulé dessus. Dans le cas contraire, avant de proposer la fiche, il faudra soit enlever l’enseignant préalablement affecté à la fiche, soit refuser le ou les voeux formulés sur la fiche.
- Si l’une de vos fiches ne doit pas être utilisée cette année (si par exemple le nombre de groupes dans cette UE est inférieur à celui de l’année dernière), mais que vous souhaitez conserver cette fiche en vue de l’année prochaine, vous pouvez la proposer à l’enseignant fictif « Pas ouvert (PAST) » (choisir « dept » dans le statut). Ceci permettra de rendre la fiche non visible dans les enseignements disponibles.
Il n’y a pas (encore?) de système automatique permettant d’informer un enseignant lorsque vous supprimez une fiche validée ou lorsque vous lui proposez une fiche. C’est pourquoi nous vous demandons, lorsque vous le faites, d’en informer l’enseignant concerné, pour qu’il puisse chercher un nouvel enseignement dans le cas où vous supprimez une de ses fiches affectées, ou répondre à votre proposition dans l’autre cas.
Gestion des fiches pédagogiques
C’est à partir de cette rubrique (et uniquement cette rubrique) que vous pourrez gérer le contenu de vos fiches pédagogiques. Cette rubrique est séparée en trois parties : suppression de fiches, création de fiches, et modification de fiches.
- Sous-rubrique « Suppression de fiches existantes » : à partir de cet espace, vous pouvez supprimer toutes les fiches pédagogiques non affectées, non proposées, et sur lesquelles aucun voeu n’a été formulé. L’ensemble des fiches que vous pouvez supprimer est regroupé dans un tableau. Pour supprimer une fiche, il suffit de cliquer sur le bouton supprimer de la fiche correspondante. Si vous ne trouvez pas une fiche que vous souhaitez supprimer, c’est que celle-ci est déjà affectée, que vous l’avez proposée à un enseignant, ou qu’un enseignant a émis un voeu dessus. Il vous faudra alors avant de supprimer la fiche et selon le cas, désaffecter la fiche, enlever la proposition, ou refuser le(s) voeu(x) formulé(s), à partir du menu « Gestion de l’équipe pédagogique ».
- Sous-rubrique « Création de fiches » : la création d’une fiche pédagogique peut se faire « à partir de zéro » ou par dupplication d’une fiche existante. La création d’une nouvelle fiche nécessite de remplir différents renseignements, dont certains sont facultatifs (Semestre). La dupplication d’une fiche pédagogique consiste à duppliquer à l’identique une fiche déjà existante. Pour ce faire, il vous suffit de choisir le type de fiche que vous voulez duppliquer dans le tableau visible dans cette rubrique. Cette méthode est à préférer à la création de fiche nouvelle lorsque cela est possible (création d’un nouveau groupe de TD, TP, ou cours en raison d’un surplus d’effectif par exemple), car cela simplifie la répartition des voeux sur les différentes fiches identiques.
- Sous-rubrique « Modification de fiches existantes » : cet espace vous permet de modifier les caractéristiques de vos fiches. Les modifications que vous réalisez sur un type de fiche (choisie dans le tableau) sont reportées dans toutes les fiches pédagogiques existantes identiques. Par exemple, si le nombre d’heures de TD est modifié, la modification sur la fiche correspondante est reportée pour toutes les fiches correspondant à ce TD (d’où l’intéret d’utiliser au maximum la fonction de dupplication des fiches lorsque vous créez vos fiches).
Gestion des UE
Cette rubrique vous permer de gérer les caractéristiques des UE dont vous êtes coordinateur ou responsables pédagogique. Par ailleurs, vous pouvez à partir de cette rubrique déclarer une UE fermée pour l’année (bouton « Fermer l’UE »). Ceci vous permet de conserver toutes les fiches pédagogiques créées mais de les faire disparaître de la liste des enseignements disponibles (elles sont toutes affectées à l’enseignant fictif « Pas Ouverte (PAST) » – voir ci-dessus dans la rubrique « Gestion des équipes pédagogiques »).